Que sont les frais kilométriques ?
Les frais kilométriques correspondent aux dépenses que les collaborateurs engagent dans le cadre de leur activité professionnelle, et dans l’intérêt de l’entreprise, liés à l’utilisation de leur véhicule personnel. Le remboursement de ces frais est encadré et peut prendre différentes formes.
Les indemnités kilométriques sont versées par l’employeur lorsque que les déplacements sont dûment justifiés et qu’ils entrent dans le cadre législatif.
Comment calculer mes frais kilométriques ?
Lorsqu’un salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel pour son activité professionnelle, l’employeur peut lui verser des allocations forfaitaires pour l’indemniser, il s’agit d’indemnités kilométriques.
Ces allocations peuvent être exonérées de cotisations sociales dans la limite des montants fixés par le barème fiscal des indemnités kilométriques.
Les barèmes kilométriques sont calculés en fonction de la puissance du véhicule (de 3 CV et moins à 7 CV et plus) et du nombre de kilomètres parcourus.
Ainsi, ils concernent les véhicules automobiles, ainsi que les cyclomoteurs, vélomoteurs, scooters, motocyclettes.
Ce barème est diffusé par un arrêté chaque année par l’administration fiscale est réservée au véhicule personnel du salarié, au sens de la doctrine fiscale.
Pour les véhicules électriques, le montant des frais de déplacement est majoré de 20 %.
Que comprennent ces frais kilométriques ?
L’indemnité kilométrique couvre toutes les dépenses liées à l’usage d’un véhicule personnel à l’occasion d’un déplacement professionnel (visite chez un client, trajet de prospection, livraison, formation,…)
Les dépenses incluent :
- Les frais kilométriques liés à l’usure du véhicule : le nettoyage et l’entretien du véhicule, le changement des pneus, les frais de réparation et la dépréciation du véhicule.
- Le coût de l’assurance auto.
- Le carburant.
Quelles sont les conditions pour bénéficier d’indemnités kilométriques ?
- Le véhicule ne doit pas être immatriculé au nom de la société. Le salarié lui-même, ou le cas échéant son conjoint ou l’un des membres de son foyer fiscal, doit être propriétaire ou copropriétaire, ou louer le véhicule.
- Le salarié doit pouvoir justifier ses frais de déplacements en informant l’entreprise de la date, du lieu de déplacement, du nombre de kilomètres parcourus et motif de déplacement ou du nom du client concerné par ce déplacement.
- Le salarié doit attester qu’il ne transporte dans son véhicule personnel aucune autre personne de la même entreprise bénéficiant des mêmes indemnités.
Et pour les trajets domicile / lieu de travail ?
Deux modalités de prise en charge de ces frais sont possibles.
L’une est obligatoire. Il s’agit de la prise en charge par l’employeur des frais d’abonnement aux transports collectifs ou de services publics de location de vélos sur présentation d’un justificatif.
L’employeur peut décider de prendre en charge tout ou partie des frais de carburant liés à l’utilisation par un salarié de son véhicule personnel pour se rendre sur son lieu de travail. Cette possibilité est facultative et soumise au respect de certaines conditions pour être assimilée à des frais professionnels.
Si le salarié utilise son véhicule pour effectuer le trajet entre son domicile et son lieu de travail, Seulement s’il n’existe aucune solution de transports en commun, les frais occasionnés peuvent être remboursés comme frais professionnels.
La prise en charge ne sera pas soumise à cotisations si le salarié est contraint d’utiliser sa voiture personnelle soit à cause de difficultés d’horaires, soit à cause de l’inexistence des transports en commun.
Elle ne peut en conséquence être admise lorsque l’éloignement du domicile du salarié et l’utilisation de son véhicule personnel résultent de convenances personnelles.
L’employeur doit apporter des justificatifs relatifs :
- au moyen de transport utilisé par le salarié ;
- à la distance séparant le domicile du lieu de travail ;
- à la puissance fiscale du véhicule ;
- au nombre de trajets effectués chaque mois.
Le salarié doit en outre attester qu’il ne transporte dans son véhicule aucune autre personne de la même entreprise bénéficiant des mêmes indemnités.
Les indemnités kilométriques sont réputées utilisées conformément à leur objet dans la limite du barème fiscal. Au-delà du barème, l’employeur doit justifier de l’utilisation effective des indemnités conformément à leur objet. A défaut, la fraction excédentaire est assujettie à l’ensemble des charges sociales.
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