Toutes les sociétés soumises à immatriculation au RCS doivent déposer au Greffe du Tribunal de Commerce un document désignant les bénéficiaires effectifs de la société.

Le bénéficiaire effectif est la ou les personne(s) physique(s) qui :

• Détiennent plus de 25% du capital ou des droits de vote, directement ou indirectement,
• Ou exercent un pouvoir de contrôle sur les organes de gestion, d’administration ou de direction de la société lors de l’assemblée générale de ses associés.

Ce document relatif aux bénéficiaires effectifs est adressé au RCS mais il n’est pas publié. Il peut toutefois être communiqué à différentes autorités dans le cadre de l’exercice de leur mission : administration fiscale, autorités judiciaires, bâtonniers, membres du comité anti-blanchiment de l’Ordre des Experts-Comptables.

Dans l’hypothèse où les informations (adresses personnelles) à la déclaration des bénéficiaires effectifs différeraient de celles figurant en Kbis de votre société, il faut procéder simultanément à la modification du Kbis.

Attention, le fait de ne pas déposer au Greffe du Tribunal de Commerce ce document ou de déposer un document comportant des informations inexactes ou incomplètes est répréhensible pénalement.

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Vous souhaitez créer votre entreprise, mais vous ne savez pas quel statut choisir?

En effet, il existe plusieurs formes de sociétés civiles. Elles ont vocation à permettre la gestion d’un patrimoine immobilier dans le cadre des SCI (société civile immobilière), de gérer la mise en commun de moyens dans le cadre d’une SCM, ou de titres dans le cadre d’une société de portefeuille ou de holding. De même, les sociétés commerciales, peuvent prendre différentes formes: SARL, EURL, SAS, SA, SNC, etc.

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Seules les sociétés commerciales ont l’obligation de déposer leurs comptes annuels au greffe du tribunal de commerce. Les sociétés civiles ne sont pas soumises à cette obligation.

Les sociétés visées par l’obligation de dépôt des comptes sont :

• les sociétés par actions (SA et SAS notamment) ;
• les SARL, y compris les EURL ;
• les SNC composées uniquement entre des SARL et/ou des sociétés par actions.

Les sociétés doivent déposer leurs documents comptables dans un délai d’un mois suivant l’approbation des comptes par l’assemblée générale ordinaire. Cependant, ce délai est porté à deux mois lorsque le dépôt est réalisé par voie électronique.

L’assemblée générale d’approbation des comptes doit être tenue dans un délai de 6 mois après la clôture de l’exercice.

Les entreprises individuelles ne sont pas tenues de déposer leurs comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce.

Les EIRL ont toutefois l’obligation de déposer leurs comptes annuels chaque année au registre où a été déposée la déclaration d’affectation du patrimoine.

Les documents comptables qui doivent être déposés sont :

• les comptes individuels comprenant le bilan, le compte de résultat et l’annexe ;

N.B. : les micro-entreprises (définies ci-après) sont dispensées d’établir l’annexe. Par ailleurs, les petites entreprises peuvent établir leur bilan, leur compte de résultat et leur annexe sous forme simplifiée.

• le rapport du commissaire aux comptes (CAC) sur les comptes annuels ;
• le rapport du conseil de surveillance (sociétés par actions ayant un directoire) ;
• la proposition d’affectation du résultat et la résolution votée.

Dans les sociétés cotées, le dépôt doit également contenir le rapport de gestion.

Par ailleurs, les sociétés tenues d’établir des comptes consolidés (sous contrôle exclusif ou conjoint) doivent également déposer au greffe :

• les comptes consolidés ;
• le rapport sur la gestion du groupe ;
• le rapport des CAC sur les comptes consolidés.

Le dépôt des comptes au greffe a pour effet de rendre les comptes publics, c’est-à-dire consultables par toute personne.

Il existe deux situations :

• lorsqu'aucune disposition n’est prévue dans le contrat, le délai de règlement est fixé à 30 jours après la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation de service
• lorsque le délai de paiement est effectivement prévu dans le contrat, celui-ci ne peut excéder 60 jours à compter de la date d’émission de la facture ou 45 jours fin de mois.

Remarque : lorsqu’un délai a été prévu par le contrat, il doit obligatoirement figurer sur la facture et dans les conditions générales de vente.

Des délais de paiement spécifiques peuvent exister dans certains secteurs comme les boissons alcoolisées, les activités saisonnières, le transport, la viande et le bétail, les marchés publics.

Par ailleurs, il y a également un délai dérogatoire de 90 jours applicable aux achats en franchise de TVA concernant les biens et services livrés hors de l’Union européenne.

Les sociétés dont les comptes sont certifiés par un commissaire aux comptes sont tenues de publier les informations sur les délais de paiement de leurs fournisseurs et de leurs clients.

Elles doivent figurer dans le rapport de gestion de l’exercice et sont présentées sous la forme de tableaux standardisés.

Cette obligation s’applique aux comptes afférents aux exercices ouverts à compter du 1^er juillet 2016.

En cas de retard de paiement, des pénalités sont dues pour la période comprise entre la date d’échéance et la date d’encaissement. Le taux d’intérêt appliqué doit être prévu dans les conditions générales de vente et ne peut être inférieur à 3 fois le taux d’intérêt légal. Il est appliqué sur le montant TTC de la facture.

Le débiteur doit aussi s’acquitter sur chaque facture en retard de paiement d’une indemnité pour frais de recouvrement de 40 euros au minimum.

De plus, ce professionnel est passible d’une amende administrative d’un montant de 75 000 euros pour une personne physique ou de 2 millions d’euros pour une personne morale.

Cette sanction sera notamment prononcée en cas de dépassement des délais ou d’absence de mention des pénalités de retard dans les conditions de règlement.

En outre, l’obtention ou la tentative d’obtention de conditions manifestement abusives de délais de paiement sous la menace de rupture de relations commerciales expose son auteur à une amende civile pouvant atteindre 5 millions d’euros.