La dématérialisation des registres et des procès-verbaux
Jusqu’à présent, les sociétés étaient tenues d’ouvrir et de conserver leur registres d’assemblées sur un support papier en s’assurant de leur mise à jour régulière et chronologique. Généralement, ce suivi était assuré par le conseil juridique de la société ou son cabinet d’expertise-comptable.
Depuis 2021, le droit des sociétés ouvre la voie à la dématérialisation des actes juridiques et notamment des registres et des procès-verbaux des organes sociaux, tant dans les sociétés commerciales que les sociétés civiles.
Les actes concernés par la dématérialisation
Ainsi, peuvent être signés électroniquement, les procès-verbaux des assemblées et les consultations écrites des associés d’une :
- société en nom collectif (SNC) ;
- société en commandite par actions (SCS) ;
- société à responsabilité limitée (SARL) ou de l’associé unique d’une EURL ;
- société anonyme (SA) (associés et organes de direction) ;
- société commandite par actions (SCA) ;
- société européenne (SE) ;
- société civile.
Ces sociétés ont également la possibilité de tenir leur registre de façon dématérialisées. En outre, l’EURL peut mentionner les conventions réglementées de l’exercice écoulé de façon dématérialisée.
Les conditions liées à la signature électronique
Afin d’être assimilée à une signature électronique avancée, celle-ci doit répondre à 4 conditions :
- Être liée au signataire de manière univoque ;
- Permettre d’identifier le signataire ;
- Elle doit être personnelle au signataire, il est le seul à pouvoir l’utiliser ;
- Etre liée aux données associées à cette signature afin de permettre de détecter toute modification ultérieur des données.
Enfin, les documents dématérialisés doivent être datés de façon électronique au moyen d’un horodatage offrant toute garantie de preuve.