La dématérialisation des registres et des procès-verbaux

Jusqu’à présent, les sociétés étaient tenues d’ouvrir et de conserver leur registres d’assemblées sur un support papier en s’assurant de leur mise à jour régulière et chronologique. Généralement, ce suivi était assuré par le conseil juridique de la société ou son cabinet d’expertise-comptable.

Depuis 2021, le droit des sociétés ouvre la voie à la dématérialisation des actes juridiques et notamment des registres et des procès-verbaux des organes sociaux, tant dans les sociétés commerciales que les sociétés civiles.

Dématérialisation

Les actes concernés par la dématérialisation

Ainsi, peuvent être signés électroniquement, les procès-verbaux des assemblées et les consultations écrites des associés d’une :

  • société en nom collectif (SNC) ;
  • société en commandite par actions (SCS) ;
  • société à responsabilité limitée (SARL) ou de l’associé unique d’une EURL ;
  • société anonyme (SA) (associés et organes de direction) ;
  • société commandite par actions (SCA) ;
  • société européenne (SE) ;
  • société civile.

Ces sociétés ont également la possibilité de tenir leur registre de façon dématérialisées. En outre, l’EURL peut mentionner les conventions réglementées de l’exercice écoulé de façon dématérialisée.

signature électronique

Les conditions liées à la signature électronique

Afin d’être assimilée à une signature électronique avancée, celle-ci doit répondre à 4 conditions :

  • Être liée au signataire de manière univoque ;
  • Permettre d’identifier le signataire ;
  • Elle doit être personnelle au signataire, il est le seul à pouvoir l’utiliser ;
  • Etre liée aux données associées à cette signature afin de permettre de détecter toute modification ultérieur des données.

Enfin, les documents dématérialisés doivent être datés de façon électronique au moyen d’un horodatage offrant toute garantie de preuve.

 

BON A SAVOIR :

La loi de finance de 2021 a modifié l’article 658 du Code général des impôts lequel autorise désormais à faire enregistrer une copie des actes sous seing privés signés électroniquement. Avant cela, il fallait impérativement faire enregistrer les exemplaires originaux des actes en les transmettant notamment par courrier.

Dans une double démarche de dématérialisation et de neutralité Carbone, notre service juridique a intégré ces dispositions et propose la signature des actes juridiques via une plateforme de signature électronique sécurisée répondant à tous les critères posés par la loi.

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