Gérer vos assemblées

Comment gérer vos assemblées ?

Une assemblée générale est une « réunion » où tous ses membres (associations ou sociétés) sont convoqués pour exercer leur droit de vote afin notamment d’approuver la gestion ou prendre des décisions importantes. 

Elle permet donc aux membres de s’informer et faire valoir ses intérêts.

Seront envisagés ici, les assemblées générales de sociétés.

A noter que la plupart des règles ci-dessous décrites sont applicables aux associations.

Quels sont les différents types d’assemblées générales ?

Pour les sociétés, les trois principaux types d’assemblées générales sont : l’assemblée générale ordinaire (AGO), l’assemblée générale extraordinaire (AGE) et l’assemblée générale mixte (AGM).

Assemblée générale ordinanire
Assemblée générale ExtraOrdinaire

Qui peut participer à une assemblée générale ?

Les personnes pouvant participer aux assemblées générales d’une société sont les suivants (caractère non limitatif) :

  • Dans les sociétés par actions
  • Les actionnaires possédant un droit de vote,
  • Les organes de gestion (Président, Directeur général etc.),
  • Les organes de contrôle tels que les Commissaires aux comptes nommés lorsque les seuils légaux sont dépassés,
  • Le comité d’entreprise pour les entreprises de plus de 50 salariés
  • Dans les SARL
  • Les gérants,
  • Les associés,
  • Le commissaire aux comptes lorsque les seuils sont dépassés
Consolidation

Quand doit-on organiser une assemblée générale ? 

Le délai de convocation aux assemblées ordinaires et extraordinaires est d’au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée, et de 10 jours en deuxième convocation pour les SA. La convocation doit se faire par lettre recommandée avec accusé de réception et si les statuts le permettent par courrier électronique avec accusé de réception.

Pour les assemblées générales ordinaires annuelles (AGOA) statuant sur l’approbation des comptes, les associés doivent se réunir obligatoirement dans les 6 mois de la clôture de l’exercice comptable de la société. Cependant, il est toujours possible de repousser la date de la tenue de l’AGOA en faisant une requête en prorogation du délai auprès du Président du Tribunal de Commerce compétent (document exposant les motifs à envoyer par courrier accompagné des comptes de l’année précédente et de frais s’élevant aux alentours de 33 € TTC).

goupe de travail

Où doit-elle avoir lieu ?

Au lieu du siège social, ou de n’importe quel lieu fixé dans les statuts pour la SARL, et pour la SA, au lieu du siège social ou d’un autre lieu du même département. Si les associés ne peuvent pas se réunir physiquement et si les statuts l’autorisent, ils peuvent tenir l’assemblée de manière virtuelle (visioconférence, téléphone) ou par écrit.

Quel format doit revêtir l’assemblée générale ?

Le président de l’Assemblée désigné (souvent le gérant ou le président de la Société) doit faire émarger sur une feuille de présence, les associés de la Société présents ou représentés (ayant donné pouvoir) avant d’entrer en réunion.

Ce document permet de s’assurer que les conditions de vote sont bien respectées (nombre de voix, majorité, quorum etc.).

À noter que dès lors que, dans les limites posées par la loi, les statuts le leur permettent, les associés sont réputés présents à toute assemblée lorsqu’ils participent aux débats et votent en séance, à distance, par voie de télécommunication électronique (dont la visioconférence). Toutefois, cette présomption de présence est en principe exclue pour les assemblées statuant sur l’approbation des comptes.

En revanche, lorsque le procès-verbal de l’Assemblée (v. ci-dessous) prend la forme de décisions unanimes, il est possible de se dispenser de l’établissement de la feuille de présence.

Le PV d’AG

Au terme de la réunion d’assemblée des associés, un procès-verbal d’Assemblée Générale doit être rédigé puis signé. La signature engage la responsabilité de chacun des signataires.

Il est vivement recommandé de confier la rédaction du procès-verbal à des juristes professionnels.

Le procès-verbal d’assemblée est un document obligatoire qui synthétise le déroulement de l’assemblée et dont les mentions obligatoires diffèrent selon la forme juridique de la société.

Toutefois, les mentions obligatoires communes sont les suivantes :

  • Date et lieu de l’assemblée
  • Date et mode de convocation
  • Identité des associés présents ou représentés
  • Identité du président de l’assemblée
  • Documents mis à la disposition de l’assemblée
  • L’ordre du jour
  • Liste des résolutions soumises au vote
  • Résumé des débats et résultats des votes, etc.

Lorsque les dispositions légales exigent une publication au Registre du commerce et des Sociétés, la copie du procès-verbal est remise au greffe du tribunal de commerce. Quoi qu’il en soit, l’original est toujours conservé par la société et archivé dans un registre des assemblées que la société doit obligatoirement tenir et mettre à jour. Souvent, la tenue de ce registre est confiée au service juridique du cabinet d’expertise-comptable ou cabinet d’avocat de la société.

Si vous avez des questions sur la gestion des assemblées de votre société,

n’hésitez pas à nous demander conseil.

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